Kan een leverancier binnen onze raamovereenkomsten een voorschot vragen op de factuur? Kunnen zij vragen om de volledige factuur op voorhand te betalen om alzo de levering te garanderen?

Voorschotten bij overheidsopdrachten — wat is mogelijk en wat niet?
Als schoolbestuur krijg je soms de vraag van een leverancier om een voorschot te betalen, of zelfs om 100% vooraf te betalen. Hieronder lees je wat wel mogelijk is en wat niet is toegestaan.
100% vooraf betalen is niet mogelijk onder de WOO.
Als een een leverancier dit vraagt, dan mag maar jij als schoolbestuur mag hier niet op ingaan. De basisregel is eenvoudig: je mag als overheidsinstelling aanbestedingsplichtinge organisatie alleen betalen voor prestaties die al geleverd én aanvaard zijn. Wie toch 100% vooraf betaalt, handelt buiten de wet.
Een beperkt voorschot kan soms wél
Bestekken gegund in 2023 kunnen voorschotten van max 20% toelaten. Bestekken gegund in 2024 en later kunnen een voorschot toekennen van maximaal 15% van het opdrachtbedrag (inclusief btw) met een maximum van € 225 000. Dat geldt echter nooit voor de raamovereenkomst zelf, maar wel voor de individuele opdrachten die erop gebaseerd zijn, bijvoorbeeld een concrete bestelling van computers.
Voor opdrachten die al liepen vóór 19 december 2022 kon je als aanbesteder een voorschot toekennen, zelfs als dat niet in de opdrachtdocumenten stond. Voor opdrachten die daarna werden opgestart, is dit enkel mogelijk als het expliciet staat opgenomen in de opdrachtdocumenten.
Sinds 1 januari 2024 zijn deze soepelere regelingen niet meer van toepassing op nieuwe opdrachten. Voor alles wat sinds 1 januari 2024 werd/wordt opgestart, gelden de strikte regels van de gewone wetgeving, waarbij een voorschot enkel in zeer specifieke en beperkte gevallen is toegestaan. Meer info vind je op de DOKO-website: Schoolbesturen niet verplicht om voorschotten toe te kennen bij overheidsopdrachten.
Vraagt een leverancier meer dan het wettelijke maximum?
Dan heb je als aanbesteder geen juridische grondslag om dat te betalen. Ga hier niet op in.
En wat bij energie?
• energie is een doorlopende dienst met een continu verbruik dat pas achteraf exact gekend is
• de voorschotfactuur bij energie is geen vooruitbetaling voor een toekomstige levering, maar een provisie op reeds lopend verbruik
De Belgische rechtspraktijk en de toezichthoudende instanties aanvaarden dit in de energiesector omdat het aansluit bij de uitzondering van artikel 67 KB AUR: "opdrachten die volgens de gebruiken een voorafgaande betaling vereisen". Energielevering is zo'n geval waar de marktgewoonte dit rechtvaardigt.
De voorschotfactuur bij energie is dus geen tegenstrijdigheid met de regels voor overheidsopdrachten — het is een erkende uitzondering gebaseerd op de aard van de dienst en de marktgewoonte. Bij computers of andere eenmalige leveringen bestaat die uitzondering niet, en blijft de basisregel gelden: eerst leveren, dan betalen.
Let ook op voor proformafacturen
Een proformafactuur is geen echte factuur. Je mag die niet inschrijven in je boekhouding en er ook geen btw op recupereren. Een voorschot moet altijd worden gevorderd via een officiële factuur met een geldig factuurnummer en vermelding van de referentie van de raamovereenkomst.