FAQ

DOKO is een aankoopcentrale. Een aankoopcentrale plaatst overheidsopdrachten of raamovereenkomsten voor leveringen of diensten voor haar leden. Een bestuur dat beroep doet op een aankoopcentrale is vrijgesteld van de verplichting om zelf een plaatsingsprocedure te organiseren. DOKO neemt dan het werk van de plaatsing van de raamovereenkomst op zich. Het uiteindelijke contract wordt wel rechtstreeks gesloten tussen de afnemer (schoolbestuur/lid DOKO) en de leverancier/dienstverlener.

Nota Aanvaarde factuur

Schoolbesturen[1] zijn sinds enkele jaren verplicht om alle bestellingen[2] te plaatsen volgens de wetgeving overheidsopdrachten. Dat betekent niet automatisch dat voor elke bestelling een zware procedure moet gevolgd worden. Het is ten andere ook niet voor alle bestellingen zinvol om een aanbod in raamovereenkomsten te voorzien.

Deze nota beschrijft de procedure voor het plaatsen van bestellingen met een waarde kleiner dan 30.000 euro, exclusief BTW. Het schoolbestuur kan voor zo’n bestellingen beroep doen op de procedure ‘aanvaarde factuur’. In deze nota beschrijven we deze procedure: wanneer mag de procedure gebruikt worden en waar letten we op om ze correct te laten lopen?

De procedure van de aanvaarde factuur mag alleen gehanteerd worden indien de waarde van de ‘opdracht’ lager is dan 30.000 euro, excl. BTW. Voor duurdere bestellingen moet een andere gunningprocedure gevolgd worden.

Hoe bepaal je of de bestelling die je plaatst thuishoort in een opdracht van minder dan 30 000 euro? De raming van de waarde van een opdracht is binnen de wetgeving overheidsopdrachten aan strikte regels onderworpen. Je houdt bij die raming rekening met de kost van de opdracht over de volledige looptijd, met inbegrip van alle percelen, opties, mogelijke verlengingen, herhalingen, vaste en voorwaardelijke gedeelten, enz.  Bij een opdracht met een looptijd van 1 jaar maar met een jaarlijkse (stilzwijgende) verlenging, wordt voor het bepalen van de waarde van de opdracht rekening gehouden met de maximale looptijd, weliswaar met een maximum van vier jaar. Je rekent dus alsof elke mogelijke verlenging effectief doorgaat. 

Het is bovendien niet toegelaten om opdrachten te ‘saucissoneren’. Die term wordt gebruikt om de werkwijze aan te duiden waarbij een grote opdracht kunstmatig wordt opgesplitst in verschillende kleinere opdrachten om de ramingsregels te omzeilen.

De raming van de opdracht die vergeleken wordt met het spilbedrag, wordt bovendien volgens de wetgeving niet gecontroleerd per bestelling of per school maar per schoolbestuur.

 

De wetgeving verplicht je niet om het geheel van de opdracht in een enkel geheel aan te besteden. Dat is soms niet wenselijk, niet aangewezen of zelfs onmogelijk. Zolang elke gekozen aanbestedingsprocedure binnen de opdracht maar gebaseerd is op de waarde van de gehele opdracht, stelt zich op dat punt geen probleem.

 

De te volgen procedure wordt bijgevolg bepaald door de waarde van totale opdracht.
In de praktijk zijn er nog heel wat opdrachten bij een schoolbestuur die in de regel lager zullen liggen dan het grensbedrag van de aanvaarde factuur.

Zo’n overheidsopdrachten met een geraamde waarde < 30.000 euro kunnen vormvrij worden gegund en gesloten. Er gelden amper formele regels.  Maar die opdrachten blijven wel onderworpen aan de algemene beginselen van de wetgeving overheidsopdrachten, zoals het eerbiedigen van de vrije mededinging en het gelijkheidsbeginsel.  Dit houdt in dat we altijd de markt op een afdoende manier bevragen. Dit vertaalt zich in de meeste gevallen in het raadplegen van minimaal drie ondernemers. Het schoolbestuur kiest daarvoor zelf de ondernemers die mogen meedingen en beslist autonoom. Het schoolbestuur heeft wel de plicht om te motiveren waarom een bepaalde keuze gemaakt wordt. De prijs zal in vele gevallen niet het enige criterium zijn om de beste offerte te kiezen.

Het schoolbestuur moet in staat zijn om aan te tonen dat de markt geraadpleegd is. Documenteren van de stappen in de procedure is daarbij van belang. Dat is uiteraard gemakkelijker als de raadpleging per email , fax of brief gebeurt in plaats van per telefoon of mondeling.

In alle gevallen moet een schoolbestuur bij de gunning en sluiting van een opdracht via aanvaarde factuur een kort gunningsverslag opmaken waarin zij motiveert waarom wordt gekozen voor een bepaalde ondernemer[3]. Het schoolbestuur dient dit gunningsverslag intern te bewaren. Dit moet niet worden meegedeeld aan de betrokken inschrijvers.  Een gunningsbeslissing moet echter wel worden toegestuurd en daarin moet uitdrukkelijk de keuze van het schoolbestuur worden gemotiveerd.

 

Besluit

Er zijn nogal wat opdrachten van een schoolbestuur die het spilbedrag van 30.000 euro netto niet overschrijden. Voor die opdrachten is een aanvaarde factuur een interessante procedurele oplossing. Het schoolbestuur moet er ook dan over waken dat die procedure onder de juiste voorwaarden wordt ingezet en correct wordt uitgerold. Binnen die voorwaarden zal het schoolbestuur erover waken de ondernemer te kiezen met de meest voordelige offerte.

 

[1] Als we in deze nota de term schoolbestuur gebruiken dan bedoelen we een (hoge)schoolbestuur, instellingsbestuur, centrumbestuur of internaatsbestuur.

[2] We gebruiken de term ‘bestelling’ voor een overeenkomst met een ondernemer voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het presteren van diensten.

[3]Artikel 124 KB Plaatsing: Voor de in hoofdstuk 7 van titel 2 van de wet bedoelde overheidsopdrachten van beperkte waarde plaatst de aanbestedende overheid zijn opdracht na raadpleging, indien mogelijk, van de voorwaarden van meerdere ondernemers maar zonder dat om de indiening van offertes moet worden verzocht.  Het bewijs van die raadpleging moet door de aanbestedende overheid geleverd kunnen worden

Een raamovereenkomst  is een overeenkomst tussen een of meer aanbesteders en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijzen en eventueel de beoogde hoeveelheden.
 (definitie in artikel 2 van de wet overheidsopdrachten van 17 juni 2016).

Een gesloten raamovereenkomst is een raamovereenkomst waar voorafgaand aan de plaatsing van de procedure een mandaat wordt gegeven door de toekomstige afnemer. Dit is vooral belangrijk voor overeenkomsten waarbij een volumekorting kan worden bekomen zoals verzekeringen, stookolie, aardgas,… Hierbij is het van belang dat DOKO op voorhand en met (relatieve) zekerheid het volume kan inschatten dat aan de markt wordt geboden via een vaste lijst van afnemers. Op een gesloten raamovereenkomst kan ook slechts gedurende een beperkte periode, voorafgaand aan de plaatsing van de raamovereenkomst, ingetekend worden. Achteraf inschrijven is niet meer mogelijk, tenzij in uitzonderlijk omstandigheden (bv. uitrol BOS-operaties).
Bij een open raamovereenkomst kan op ieder moment van de looptijd van de overeenkomst worden ingeschreven. Er wordt geen voorafgaand mandaat gegeven aan VZW DOKO.
Bij dergelijke raamovereenkomsten zijn er geen beperkingen in tijd om in te schrijven. Voor beide raamovereenkomsten houdt de inschrijving op een raamovereenkomst de verplichting in om ook uit die raamovereenkomst af te nemen.

Als lid van DOKO volg je tijdens de inschrijvingsperiode van een raamovereenkomst de instructies  (onder "Hoe inschrijven?") zoals ze zijn voorzien op de themafiche per raamovereenkomst.
Nieuwe raamovereenkomsten worden ook via de nieuwsbrief van Katholiek Onderwijs Vlaanderen onder de aandacht gebracht.
Bij twijfel contacteer je één van de medewerkers van DOKO.