Op 16 september 2024 verscheen het KB van 12 augustus 2024 in het Belgisch Staatsblad. Dit KB wijzigt de betalingsregels bij overheidsopdrachten. De aparte verificatietermijn van 30 dagen en betaaltermijn van 30 dagen zoals we die nu kennen, worden samengevoegd tot één unieke “behandeltermijn” van 30 kalenderdagen.

Je zal voor opdrachten die je lanceert vanaf 1 januari 2025, binnen deze behandeltermijn alle activiteiten van nazicht én betaling moeten hebben uitgevoerd. Onder lancering van een overheidsopdracht verstaan we het verzenden van een aankondiging van opdracht of het versturen van de uitnodiging tot offerte-indiening bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.

Op die manier wil de regering zich conformeren met een geïsoleerd en juridisch betwist Europees arrest. De koepelverenigingen van de Vlaamse, Brusselse en Waalse lokale besturen hebben hevig geprotesteerd tegen de gang van zaken. Ook DOKO heeft zijn bezwaren doorgestuurd naar de bevoegde instanties. Ondanks dit protest heeft de regelgever het KB er op een drafje doorgeduwd.

Het is duidelijk dat schoolbesturen net als de andere aanbestedende overheden zich zullen moeten organiseren zodat zowel bij werken, leveringen als diensten de korte betalingstermijn van 30 kalenderdagen wordt gehaald. Zo niet dreigen verwijlintresten en invorderingskosten.

Hoe zien de nieuwe regels eruit?

Behandeltermijn werken: 
Het systeem van de vorderingsstaat én gedetailleerde meetstaat blijft behouden. De aanbestedende overheid moet binnen de behandeltermijn van 30 kalenderdagen (te rekenen vanaf de datum van ontvangst)  de volgende verrichtingen stellen:
- nazicht schuldvordering,
- opmaak pv van nazicht,
- kennisgeving aan aannemer van dit pv van nazicht en verzoek om binnen de 5 kd de factuur in te dienen,
- betaling.
De aandachtige lezer zal met ons moeten vaststellen dat er in werkelijkheid maar een behandeltermijn van 25 kalenderdagen geldt vermits de termijn van 5 kd om de factuur in te dienen tevens is inbegrepen in de behandeltermijn.
Als de aannemer de 5kd om zijn factuur in te dienen overschrijdt, wordt -zoals nu reeds het geval is- de behandeltermijn verlengd met de duur van de overschrijding.

Behandeltermijn leveringen: 
Bij ontvangst van de levering start een behandeltermijn van 30 kalenderdagen. Binnen die termijn moet je die levering hebben nagezien en betaald mits je beschikt over de factuur.

Behandeltermijn diensten:
Je moet in het bestek duidelijk bepalen hoe de (gedeeltelijke) beëindiging van de diensten wordt vastgesteld. Op de datum waarop je vervolgens effectief en schriftelijk vaststelt dat de diensten zijn beëindigd, start de behandeltermijn van 30 kalenderdagen waarbinnen je de prestaties naziet en betaalt mits je beschikt over de factuur.

Kan je hiervan afwijken?
De aanbestedende overheid kan van bovenstaande regeling afwijken als aan 4 cumulatieve voorwaarden is voldaan:
- de afwijking en de langere behandelingstermijn moet uitdrukkelijk worden vermeld in het bestek, 
- de afwijking moet “objectief gerechtvaardigd’ zijn in functie van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht,
- de behandelingstermijn mag maximaal 60 kalenderdagen zijn,
- de verlenging mag geen “kennelijke onbillijkheid” jegens de opdrachtnemer inhouden.

Je moet de motivering van de afwijking volgens het Verslag aan de Koning niet meer opnemen in het bestek zelf. Je voorziet deze motivering wel uitdrukkelijk in het administratief dossier bvb. in de beslissing waarbij het bestek wordt goedgekeurd.

Het is momenteel nog koffiedikkijken hoe deze uitzondering in de dagelijkse praktijk zal toegepast en aanvaard worden.

Vooral bij werken menen wij dat de behandeltermijn van 30 kalenderdagen zeer kort is voor schoolbesturen om alle plichtplegingen te vervullen. Zeker omdat daar vaak gewerkt wordt met een externe dienstverlener wiens tussenkomst ook tijd kost. Bovendien zijn scholen in uitzonderlijke gevallen afhankelijk voor wat betreft de gesubsidieerde projecten van de subsidiërende overheid teneinde de subsidies te bekomen waarmee vervolgens de facturen kunnen worden betaald.

Wij hebben daarom een ontwerp van generieke motivering opgemaakt voor werken waarbij er wordt gewerkt met hulp van een externe dienstverlener (architect-ontwerper). Deze clausule kan je als basis gebruiken om een langere behandeltermijn te motiveren in jouw concrete werkenopdracht. We kunnen uiteraard niet vooruitlopen op de reactie van aannemers / rechtbanken maar momenteel beschouwen wij deze motivering als voldoende draagkrachtig.  

<<Motivering voor afwijking van artikel 95 KB Uitvoering in het administratief dossier:
De in artikel 95 KB Uitvoering voorziene behandeltermijn van 30 kalenderdagen (de netto termijn bedraagt slechts 30 – 5 = 25 kalenderdagen) wordt op 60 kalenderdagen gebracht.

Deze langere behandeltermijn wordt objectief gerechtvaardigd door de bijzondere aard en eigenschappen van de opdracht.

Het betreft ten eerste een opdracht van werken die is bestemd voor een schoolbestuur. Dit betreft een instelling wiens hoofdactiviteit het verstrekken van onderwijs betreft. Andere activiteiten die bedoeld zijn om dit hoofddoel te verwezenlijken zoals het bouwen of renoveren van schoolgebouwen zijn absoluut niet de specialisatie van het bestuur. 

Om die reden moet het bestuur zich laten bijstaan door een derde partij, met name de ontwerper, om het onderzoek van ingediende schuldvorderingen, uit te voeren. Deze eerste tussenstap vergt tijd, waarbij er mag worden aangenomen dat het redelijk is dat het bestuur de schuldvordering doorstuurt binnen een termijn van ongeveer 5 kalenderdagen.  Het onderzoek door de ontwerper-architect zelf neemt eveneens de nodige tijd in beslag en een redelijke termijn om dit onderzoek uit te voeren, bedraagt minimaal 15 kalenderdagen. Daarbij dient de aannemer soms om een verduidelijking of uitleg bij de schuldvordering te worden gevraagd en moet diens antwoord worden afgewacht, waarvoor ook een termijn van minimaal 10 kalenderdagen dient voorzien te worden. Vervolgens dient het bestuur het voorstel van de ontwerper op haar beurt te onderzoeken in het kader van het nazicht van de dienstenopdracht. Het komt frequent voor dat bestuur en ontwerper nog moeten overleggen vooraleer het nazicht van de schuldvordering definitief is. Een redelijk termijn om dit in functie van de agenda’s te doen, bedraagt tevens ongeveer 10 kalenderdagen. In een volgende stap wordt de aannemer uitgenodigd om zijn factuur in te dienen binnen de wettelijk bepaalde termijn van 5 kalenderdagen. De ingediende factuur moet eerst nog worden nagezien in functie van het pv van nazicht van de vorderingsstaat waarna vervolgens de factuur kan worden doorgegeven aan de financiële dienst (redelijke termijn is ongeveer 5 kalenderdagen).  Het mag als redelijk worden beschouwd dat de financiële dienst de betaling van de factuur uitvoert binnen de 10 kalenderdagen.

Er gelden lange perioden van vakantie waarbinnen de administratieve diensten niet bemand zijn. Ook deze specifieke situatie is eigen aan de onderwijssector en betreft een bijkomend motief voor de verlenging van de behandeltermijn.  

[Volgende tekst  enkel opnemen als bijkomende motivering in het uitzonderlijke geval dat het gaat om een gesubsidieerd bouwwerk waarvoor je bestuur niet kan pre-financieren en de subsidie nodig is om de betaling aan de aannemer te kunnen doen (je zal dat moeten kunnen bewijzen):

Het project betreft tenslotte een gesubsidieerd bouwwerk waarvoor het bestuur financieel aangewezen is op subsidies van [naam subsidiërende instantie]. De voorafgaandelijke ontvangst van deze subsidies is noodzakelijk om de betaling van de facturen te kunnen uitvoeren want de school heeft onvoldoende eigen budget om te pre-financieren. Ook dit essentieel element dat eigen is aan de opdracht moet mee in rekening worden genomen.]

Om deze redenen is een behandeltermijn van 30 kalenderdagen (netto is dit 25 kalenderdagen) onmogelijk te halen voor het schoolbestuur en is een verlenging van de behandeltermijn tot 60 kalenderdagen gerechtvaardigd. Zo niet, zou het financieel risico voor de schoolbesturen onredelijk groot worden door de strenge toepassing van verwijlinteresten die van rechtswege van toepassing zijn bij een overschrijding van de behandeltermijn. De behandeltermijn van 60 kalenderdagen zal worden opgesplitst in een verificatietermijn van 30 dagen en een betalingstermijn van 30 dagen.>>

Naast deze motivering in het administratief dossier  zal je in het bestek zelf:
-de afwijking van artikel 95 KB Uitvoering vooraan uitdrukkelijk vermelden onder de afwijkingen van het KB Uitvoering met de bewoording: “de behandeltermijn wordt op 60 kalenderdagen gebracht bestaande uit een verificatietermijn en een betaaltermijn van elk 30 kalenderdagen” 
-in het bestek artikel dat het heeft over de betaling de volgende tekst opnemen:

Verificatie en betaling
“Vanaf de datum van ontvangst van de schuldvordering en de gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken beschikt de aanbestedende overheid over een verificatietermijn van maximaal 30 kalenderdagen om:
•         de ontvangen gedetailleerde staat van de gerealiseerde werken te controleren en er eventueel verbeteringen in aan te brengen;
•         een proces-verbaal op te maken met vermelding van de werken die voor betaling zijn aanvaard en het volgens de aanbestedende overheid verschuldigde bedrag; 
•         de opdrachtnemer schriftelijk in kennis te stellen van dit proces-verbaal met het verzoek om een factuur voor het goedgekeurde bedrag over te maken binnen een termijn van 5 kalenderdagen. 
 
De betaling vindt plaats binnen een betalingstermijn van 30 kalenderdagen vanaf de beëindiging van de bovenvermelde verificatie, voor zover de aanbestedende overheid beschikt over de regelmatig opgemaakte factuur.

Het bepaalde in artikel 9 § 3/1 KB Uitvoering aangaande het overschrijden van de verificatietermijn en de schorsing van de betalingstermijn wordt van toepassing gemaakt.

Bijkomende rapporteringsplicht
Je zal ook moeten aangeven via een formulier dat hoort bij de aankondiging van gegunde opdracht of je hebt geopteerd voor de wettelijke behandelingstermijn van 30 kalenderdagen dan wel voor een langere behandelingstermijn.

Praktisch
Als je een bestek opmaakt dat je pas vanaf 1 januari 2025 zal lanceren, moet je dus  de nieuwe regels toepassen.