Op 16 september 2024 verscheen het KB van 12 augustus 2024 in het Belgisch Staatsblad. Dit KB wijzigt de betalingsregels bij overheidsopdrachten. De aparte verificatietermijn van 30 dagen en betaaltermijn van 30 dagen zoals we die nu kennen, worden samengevoegd tot één unieke “behandeltermijn” van 30 kalenderdagen.

Je zal voor opdrachten die je lanceert vanaf 1 januari 2025, binnen deze behandeltermijn alle activiteiten van nazicht én betaling moeten hebben uitgevoerd. Onder lancering van een overheidsopdracht verstaan we het verzenden van een aankondiging van opdracht of het versturen van de uitnodiging tot offerte-indiening bij de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking.

Op die manier wil de regering zich conformeren met een geïsoleerd en juridisch betwist Europees arrest. De koepelverenigingen van de Vlaamse, Brusselse en Waalse lokale besturen hebben hevig geprotesteerd tegen de gang van zaken. Ook DOKO heeft zijn bezwaren doorgestuurd naar de bevoegde instanties. Ondanks dit protest heeft de regelgever het KB er op een drafje doorgeduwd.

Het is duidelijk dat schoolbesturen net als de andere aanbestedende overheden zich zullen moeten organiseren zodat zowel bij werken, leveringen als diensten de korte betalingstermijn van 30 kalenderdagen wordt gehaald. Zo niet dreigen verwijlintresten en invorderingskosten.

Hoe zien de nieuwe regels eruit?

Behandeltermijn werken: 
Het systeem van de vorderingsstaat én gedetailleerde meetstaat blijft behouden. De aanbestedende overheid moet binnen de behandeltermijn van 30 kalenderdagen (te rekenen vanaf de datum van ontvangst)  de volgende verrichtingen stellen:
- nazicht schuldvordering,
- opmaak pv van nazicht,
- kennisgeving aan aannemer van dit pv van nazicht en verzoek om binnen de 5 kd de factuur in te dienen,
- betaling.
De aandachtige lezer zal met ons moeten vaststellen dat er in werkelijkheid maar een behandeltermijn van 25 kalenderdagen geldt vermits de termijn van 5 kd om de factuur in te dienen tevens is inbegrepen in de behandeltermijn.
Als de aannemer de 5kd om zijn factuur in te dienen overschrijdt, wordt -zoals nu reeds het geval is- de behandeltermijn verlengd met de duur van de overschrijding.

Behandeltermijn leveringen: 
Bij ontvangst van de levering start een behandeltermijn van 30 kalenderdagen. Binnen die termijn moet je die levering hebben nagezien en betaald mits je beschikt over de factuur.

Behandeltermijn diensten:
Je moet in het bestek duidelijk bepalen hoe de (gedeeltelijke) beëindiging van de diensten wordt vastgesteld. Op de datum waarop je vervolgens effectief en schriftelijk vaststelt dat de diensten zijn beëindigd, start de behandeltermijn van 30 kalenderdagen waarbinnen je de prestaties naziet en betaalt mits je beschikt over de factuur.

Kan je hiervan afwijken?
De aanbestedende overheid kan van bovenstaande regeling afwijken als aan 4 cumulatieve voorwaarden is voldaan:
- de afwijking en de langere behandelingstermijn moet uitdrukkelijk worden vermeld in het bestek, 
- de afwijking moet “objectief gerechtvaardigd’ zijn in functie van de bijzondere aard of eigenschappen van de opdracht,
- de behandelingstermijn mag maximaal 60 kalenderdagen zijn,
- de verlenging mag geen “kennelijke onbillijkheid” jegens de opdrachtnemer inhouden.

Je moet de motivering van de afwijking volgens het Verslag aan de Koning niet meer opnemen in het bestek zelf. Je voorziet deze motivering wel uitdrukkelijk in het administratief dossier.

Het is momenteel nog koffiedikkijken hoe deze uitzondering in de dagelijkse praktijk zal toegepast worden. 

Vooral bij werken menen wij dat de behandeltermijn van 30 kd zeer kort is voor schoolbesturen om alle plichtplegingen te vervullen. Zeker omdat daar vaak gewerkt wordt met een externe dienstverlener wiens tussenkomst ook tijd kost. Bovendien zijn scholen afhankelijk voor wat betreft de gesubsidieerde projecten van de subsidiërende overheid teneinde de subsidies te bekomen waarmee vervolgens de facturen kunnen worden betaald.

Wij zullen daarom een ontwerp van generieke motivering opmaken voor werken die je als basis kan gebruiken om een langere behandeltermijn aan te houden. Deze clausule zullen we ten gepaste tijde op onze website meedelen.

Bijkomende rapporteringsplicht
Je zal ook moeten aangeven via een formulier dat hoort bij de aankondiging van gegunde opdracht of je hebt geopteerd voor de wettelijke behandelingstermijn van 30 kalenderdagen dan wel voor een langere behandelingstermijn.

Praktisch
Als je een bestek opmaakt dat je pas vanaf 1 januari 2025 zal lanceren, moet je dus  de nieuwe regels toepassen.