FAQ

Schoolbesturen  [1] zijn sinds enkele jaren verplicht om alle bestellingen[2] te plaatsen volgens de wetgeving overheidsopdrachten. Dat betekent niet automatisch dat voor elke bestelling een zware procedure moet gevolgd worden. Het is ten andere ook niet voor alle bestellingen zinvol om een aanbod in raamovereenkomsten te voorzien.

Deze nota beschrijft de procedure voor het plaatsen van  bestellingen  met een waarde  kleiner dan 30.000 euro, exclusief btw . Het schoolbestuur kan voor zo’n bestellingen beroep doen op de procedure ‘aanvaarde factuur’. 

De procedure van de aanvaarde factuur mag alleen gehanteerd worden indien de waarde van de ‘opdracht’ lager is dan 30.000 euro, excl. btw. 
Voor duurdere bestellingen moet een andere gunningprocedure gevolgd worden.

Hoe bepaal je of de bestelling die je plaatst thuishoort in een opdracht van minder dan 30 000 euro? De raming van de waarde van een opdracht is binnen de wetgeving overheidsopdrachten aan strikte regels onderworpen. Je houdt bij die raming rekening met de kost van de opdracht over de volledige looptijd, met inbegrip van alle percelen, opties, mogelijke verlengingen in het bestek voorziene herhalingsopdrachten voor werken en diensten (niet voor leveringen), vaste en voorwaardelijke gedeelten, enz.  Bij een opdracht met een looptijd van 1 jaar maar met een in het bestek voorziene jaarlijkse (stilzwijgende) verlenging, wordt voor het bepalen van de waarde van de opdracht rekening gehouden met de maximale looptijd (inclusief de voorziene verlengingen). Je rekent dus alsof elke mogelijke verlenging effectief doorgaat. We herinneren er nog even aan dat de maiximale looptijd voor een opdracht in principe vier jaar bedraagt.  .

Voor leveringen en diensten  bestaat er een  specifieke ramingsregel wanneer deze leveringen en diensten regelmatig worden verleend  of wanneer deze bestemd zijn om binnen een bepaalde termijn te worden hernieuwd. Het gaat bijvoorbeeld om steeds terugkerende aankopen van kantoormateriaal, hardware, software,… Die mogen niet worden geraamd per bestelling.

Dergelijke  terugkerende opdrachten  moeten worden  geraamd op jaarbasis . De wetgeving geeft hier wel een  keuzemogelijkheid . Ofwel wordt geraamd op basis van de totale waarde die tijdens het vorige boekjaar of tijdens de voorgaande 12 maanden zijn besteld aan dergelijke producten of diensten. Ofwel wordt geraamd op basis van de van de opeenvolgende opdrachten die geplaatst zullen worden gedurende de twaalf maanden volgend op de eerste levering, of gedurende het boekjaar, indien dit zich over meer dan twaalf maanden uitstrekt. Hier zal de school dus een inschatting moeten maken.

Het is bovendien  niet toegelaten  om opdrachten te ‘ saucissoneren ’. Die term wordt gebruikt om de werkwijze aan te duiden waarbij het voorwerp van een grote opdracht kunstmatig wordt opgesplitst in verschillende kleinere opdrachten om te omzeilen.

De  raming  van de opdracht die vergeleken wordt met het spilbedrag, wordt bovendien volgens de wetgeving niet gecontroleerd per bestelling of per school maar  per schoolbestuur tenzij de school de volledige opdracht in eigen naam en voor eigen rekening plaatst en opvolgt  (enkel indien een school een afzonderlijke operationele eenheid is en zelfstandig verantwoordelijk is voor haar overheidsopdrachten of bepaalde categorieën daarvan, dan kunnen de waarden op het niveau van elke operationele eenheid worden geraamd).

De wetgeving verplicht je -behoudens de hierboven geschetste regels- niet om het geheel van de opdracht in een enkel geheel aan te besteden. Dat is soms niet wenselijk, niet aangewezen of zelfs onmogelijk. Zolang elke gekozen aanbestedingsprocedure binnen de opdracht maar gebaseerd is op de waarde van de gehele opdracht, stelt zich op dat punt geen probleem.

De te volgen  procedure  wordt bijgevolg  bepaald door de waarde van totale opdracht .

In de praktijk zijn er nog heel wat opdrachten bij een schoolbestuur die in de regel lager zullen liggen dan het grensbedrag van de aanvaarde factuur.

Zo’n overheidsopdrachten met een geraamde waarde < 30.000 euro kunnen vormvrij worden gegund en gesloten. Er gelden amper formele regels. Maar die opdrachten blijven wel onderworpen aan de algemene beginselen van de wetgeving overheidsopdrachten, zoals het eerbiedigen van de vrije mededinging en het gelijkheidsbeginsel.  Dit houdt in dat we altijd de markt op een afdoende manier bevragen. Dit vertaalt zich in de meeste gevallen in het raadplegen van de voorwaarden van minimaal drie ondernemers. Als de voorwaarden op de website, folder,… duidelijk zijn om een gemotiveerde keuze te maken, dan dient niet om een offerte gevraagd te worden. Als er nog bijkomende duiding mogelijk is worden best wel 3 offertes gevraagd.  Het schoolbestuur kiest daarvoor zelf de ondernemers die mogen meedingen en beslist autonoom. Het schoolbestuur heeft in beide gevallen wel de plicht om te motiveren waarom een bepaalde keuze gemaakt wordt. De prijs zal in vele gevallen niet het enige criterium zijn om de beste offerte te kiezen.

Het schoolbestuur moet in staat zijn om aan te tonen dat de markt geraadpleegd is. Documenteren van de stappen in de procedure is daarbij van belang. Dat is uiteraard gemakkelijker als de raadpleging via de website van de ondernemer of per email of brief gebeurt in plaats van per telefoon of mondeling. In dat laatste geval wordt best een schriftelijke neerslag gemaakt van hetgeen besproken is tijdens de raadpleging en wordt de contactpersoon om bevestiging daarvan gevraagd.

Je hebt wel de plicht om te motiveren waarom je een bepaalde keuze gemaakt hebt. Als het gaat om een gesubsidieerde opdracht, kan de subsidiërende overheid dit controleren.
Als je enkel de prijs van 3 spelers hebt vergeleken op het internet dan volstaat als motivering dat je de gedateerde screenshots bewaart in je dossier. 
Als je daarentegen om offertes hebt gevraagd via e-mail dan schrijf je best een korte gedateerde motivering waarom je koos voor onderneming X. Meestal zal dit zijn omdat X de goedkoopste offerte had. Dit hoeft geen uitgebreid gunningsverslag te zijn maar de ondernemers kunnen dit opvragen op grond van het transparantiebeginsel. Ze moeten kunnen begrijpen waarom een andere onderneming het heeft gehaald.
Als je tenslotte wil werken met meerdere gunningscriteria en je hebt deze opgenomen in een bestek dan schrijf je best een uitgebreidere gedateerde motivering van je keuze. Dit hoeft nog geen uitgebreid gunningsverslag te zijn maar de ondernemers kunnen dit opvragen op grond van het transparantiebeginsel. De puntentoekenning moet de ondernemers toelaten om te begrijpen waarom een andere onderneming het heeft gehaald. 

Besluit

Er zijn nogal wat opdrachten van een schoolbestuur die het spilbedrag van 30.000 euro netto niet overschrijden. Voor die opdrachten is een aanvaarde factuur een interessante procedurele oplossing. Het schoolbestuur moet er over waken dat die procedure onder de juiste voorwaarden wordt ingezet en correct wordt uitgerold. Binnen die voorwaarden zal het schoolbestuur erover waken de ondernemer te kiezen met de meest voordelige offerte.

[1] Als we in deze nota de term schoolbestuur gebruiken dan bedoelen we een (hoge)schoolbestuur, instellingsbestuur, centrumbestuur of internaatsbestuur.

[2] We gebruiken de term ‘bestelling’ voor een overeenkomst met een ondernemer voor het uitvoeren van werken, het leveren van producten of het presteren van diensten.

[3]Artikel 124 KB Plaatsing: Voor de in hoofdstuk 7 van titel 2 van de wet bedoelde overheidsopdrachten van beperkte waarde plaatst de aanbestedende overheid zijn opdracht na raadpleging, indien mogelijk, van de voorwaarden van meerdere ondernemers maar zonder dat om de indiening van offertes moet worden verzocht.  Het bewijs van die raadpleging moet door de aanbestedende overheid geleverd kunnen worden”