We krijgen verschillende vragen van scholen die benaderd worden door een leverancier met de boodschap dat Bring your own device-toestellen en -service niet onderhevig zijn aan de wet op de overheidsopdrachten. Zij proberen ICT-coördinatoren hiervan te overtuigen en laten hen hiervoor contracten met een looptijd van meerdere jaren ondertekenen.

Het tegendeel is echter waar. 

De wetgever definieert een overheidsopdracht als ‘een overeenkomst onder bezwarende titel die wordt gesloten tussen een of meer ondernemers en een of meer aanbesteders en die betrekking heeft op het uitvoeren van werken, leveren van goederen of het verlenen van diensten’ (artikel 2 17° Wetgeving Overheidsopdrachten of WOO). ‘Onder bezwarende titel’ betekent dat het gaat over een wederkerige overeenkomst waarbij elke partij iets moet presteren.

De partijen moeten daarbij twee essentiële beginselen respecteren:

1. Het gelijkheids-, niet-discriminatie-, transparantie- en proportionaliteitsbeginsel (artikel 4 WOO). Dat betekent dat je als aanbestedend bestuur de kandidaten en hun offertes op een gelijke en niet-discriminerende manier moet behandelen en dat je transparant en proportioneel moet handelen.
2. Het forfaitair beginsel (artikel 9 WOO). Dat betekent dat er een vaste prijs wordt bepaald voor een duidelijk vastgelegde inhoud. Bij de uitvoering van de opdracht kan de prijs dus niet wezenlijk meer wijzigen tenzij in uitzonderlijke gevallen vastgelegd door de koning.

Waarom wel een overheidsopdracht? Onze redenering is:

- een school heeft een taak van algemeen belang en moet onderwijs verstrekken;

- als daarbij studiemiddelen (zoals een computer) noodzakelijk zijn, dan komt de behoefte aan deze producten in eerste instantie van de school anders kan ze haar taak niet vervullen;

- als de school het kader en voorwerp opstelt (welke specificaties en functionaliteiten, welke bijkomende diensten,…) en bepaalde voorwaarden en plichten oplegt t.o.v. de leverancier dan is de school de hoofdcontractant.

Gevolg: een aanbestedende overheid wil een leveringsopdracht bekomen en hiervoor zal de leverancier ook betaald worden = overheidsopdracht leveringen. Als de school de concrete bestelling/betaling verlegt naar de leerling=plicht om een computer aan te kopen, dan blijft de school de oorspronkelijke behoeftige want enkel bepaalde modaliteiten worden verlegd naar de leerling (bestelling en betaling).

We verwijzen ook naar een arrest van de Raad van State waarin dit bevestigd wordt: arrest nr. 255.549.

Het standpunt dat dit niet aanbesteed moet worden zou alleen waar zijn als er effectief geen enkele tussenkomst is van de school:

1. De school heeft geen behoefte aan leermiddel computer;
2. Leerlingen zijn vrij om met eender welk toestel naar school te komen;
3. er gebeurt geen beheer door de school/ICT-co (intune of andere mdm);
4. er zijn geen bepalingen van onderhoud en/of verzekering zijn en er is geen overeenkomst tussen school en leverancier over deze materie (waardoor je dus als school ook niet kan tussenkomen ingeval van uitvoeringsproblemen (termijnen, plaats van reparaties, …);
5. er gebeuren geen reparaties via aanmelding door de school (en er dus geen afspraken worden gemaakt tussen school en bedrijf);
6. er is geen advies richting een leverancier;
7. er is geen overeenkomst met een leverancier.

Maar wij kennen geen scholen waar deze werkwijze wordt gehanteerd en de overeenkomsten die deze leverancier door de ICT-coördinator laat tekenen wijzen op alle punten naar zulke werkwijzen. Er is dus er wel degelijk een zeer bepalende tussenkomst (prestatie) vanwege de school (zij bepaalt welk toestel en “kiest” daarbij een geprefereerde leverancier met de bijhorende modaliteiten) en tekent er een contract mee en dus is er een WOO-plicht.

We denken hierbij ook aan de digisprongmiddelen waar de overheid in haar omzendbrief zeer duidelijk stelde dat de wet op de overheidsopdrachten moest gerespecteerd worden. En aan de rapporteringsplicht waarbij elke opdracht boven € 3000 moet gerapporteerd worden.

We betreuren dat scholen en schoolbesturen zand in de ogen wordt gestrooid en hierdoor tegen de wet ingaan omwille van het winstbejag van een leverancier.

Ondertussen zijn we in volle aanbesteding van een nieuwe BYOD-raamovereenkomst waarin we 4 verschillende percelen voorzien.