DOKO heeft een handige overzichtstabel gemaakt over deze verplichte rapporteringsplicht. In deze tabel staan de wijzigingen tegenover vroeger in het rood en staat de startdatum van de nieuwe verplichtingen in het blauw.
De Wet Overheidsopdrachten van 17 juni 2016 is gewijzigd door een Wet die op 16 februari 2023 verscheen in het Belgisch Staatsblad. De wet overheidsopdrachten wordt gewijzigd op het vlak van “bestuur”. Er komen vanaf 1 september 2023 en vanaf 1 januari 2025 een aantal verplichtingen bij voor aanbestedende overheden op het gebied van digitalisering en rapportering over overheidsopdrachten.
We hebben deze maatregelen hieronder opgelijst en het mag duidelijk zijn dat hierdoor bijkomende taaklast wordt gegenereerd voor de scholen. Wij hebben deze bezorgdheid doorgespeeld naar de wetgever maar klaarblijkelijk heeft men geen uitzondering willen maken voor de scholen.
1 Gebruik elektronische platformen voor onderhandelingsprocedure zonder voorafgaandelijke bekendmaking
Zoals u weet gebeurt de communicatie over overheidsopdrachten tussen de aanbesteder en de ondernemers op elektronische wijze. Daaronder valt bijvoorbeeld ook het indienen van de offertes. Deze plicht geldt momenteel niet voor onderhandelingsprocedures zonder voorafgaande bekendmaking waarvan de geraamde waarde lager is dan de Europese drempel.
Vanaf 1 september 2023 zal het gebruik van elektronische communicatiemiddelen nu ook gelden voor deze procedures. Dit betekent onder meer dat offertes voor deze procedures ook ingediend zullen moeten worden via e-tendering. Dit zal mogelijks drempelverhogend werken voor kleinere ondernemingen die niet vertrouwd zijn met deze manier van werken.
Deze verplichting zou enkel gelden voor het indienen van de offertes zelf. Het bestek dient niet op het platform van e-tendering te worden geplaatst.
Opgelet: Voor de opdrachten van beperkte waarde (onder de 30.000 euro) wijzigt er niets op dit punt.
2 Vereenvoudigde aankondiging van gegunde opdracht
De gunning van opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan de voor de Europese drempels moet vanaf 1 september 2023 eveneens worden bekendgemaakt. Dit gebeurt wel met een vereenvoudigde aankondiging. Deze aankondiging wordt uiterlijk dertig dagen na de sluiting van de opdracht doorgestuurd.
Deze plicht geldt voor alle opdrachten waarvoor de gunning gebeurt na 1 september 2023 dus ook voor de opdrachten die zijn gelanceerd voor 1 september 2023 maar waarvan de gunning plaatsvindt na deze datum.
3 (Vereenvoudigde) aankondiging van beslissing om niet te gunnen of te sluiten
Beslissingen tot niet-gunning of niet-sluiting van de opdracht moeten vanaf 26 februari 2023 worden bekendgemaakt door middel van een (vereenvoudigde) aankondiging van gegunde opdracht.
4 Rapportering over de jaarlijkse waarde van opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten
Voor opdrachten die gebaseerd zijn op raamovereenkomsten – ook wel deelopdrachten of vervolgopdrachten genoemd- moet vanaf 1 januari 2025, jaarlijks de totale waarde van deze gegunde opdrachten worden gerapporteerd.
Daarbij wordt deze waarde doorgegeven per begunstigde onderneming en wordt dit opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. De informatie moet ten laatste op 15 februari van elk jaar worden doorgegeven aan het federale aanspreekpunt. Er zal hiervoor een elektronische toepassing ter beschikking worden gesteld door de overheid.
Deze plicht richt zich tot de aanbestedende overheid van de raamovereenkomst en niet tot de aanbesteders van de deelopdrachten op basis van een raamovereenkomst. Dit betekent een belangrijke taaklastvermindering voor scholen die afnemen van raamovereenkomsten. De aankoopcentrale zal immers de rapportering over de deelopdrachten voor haar rekening nemen. Dit betekent een maximale ontzorging voor afnemers van raamovereenkomsten.
5 Rapportering over de jaarlijkse waarde van opdrachten van beperkte waarde (aanvaarde factuur)
Voor opdrachten van beperkte waarde moet vanaf 1 januari 2025 jaarlijks de totale waarde van de opdrachten die het vorige jaar werden gesloten, worden gerapporteerd.
Daarbij wordt deze waarde doorgegeven per begunstigde onderneming en wordt dit opgesplitst naar werken, leveringen of diensten. Voor gunning aan een combinatie van ondernemers is een afwijking voorzien voor deze uitsplitsing. De informatie moet ten laatste op 15 februari van elk jaar worden doorgegeven aan het federale aanspreekpunt en er zal hier een elektronisch formulier worden ter beschikking gesteld.
Opgelet: Opdrachten waarvan het gunningsbedrag lager is dan 3.000 euro zijn van deze verplichting vrijgesteld.
Deze verplichting moet ertoe leiden dat de overheidsdiensten een zicht krijgen op de bedragen die bij KMO’s zijn besteld via opdrachten van beperkte waarde. Het is mogelijk dat het bedrag van 30.000 euro wordt overschreden door de optelling van de verschillende opdrachten van beperkte waarde die zijn besteld bij dezelfde onderneming. Als deze opdrachten een verschillend voorwerp hebben en ze zijn elk correct gegund via de aanvaarde factuur, dan maakt het totaal gegunde jaarbedrag niet uit in het kader van de rapportering. Het te rapporteren bedrag kan in dit geval hoger zijn dan 30.000 euro.
TIP: Indien je afneemt van een raamovereenkomst, wordt de rapporteringsplicht vervuld door de aankoopcentrale en kan je de taaklast voor rapportering over opdrachten van beperkte waarde vermijden (zie punt 4 hierboven).
6 Publicatie door de federale overheid van gegevens over de scholen
De federale overheid zal op een elektronisch platform indicatoren over de naleving van de rapporteringsplicht zoals besproken in punt 5 hierboven, publiceren voor elke aanbesteder. Dit gebeurt om het maatschappelijk middenveld en de media te informeren. De modaliteiten voor de bekendmaking van deze gegevens worden nog in een koninklijk besluit vastgesteld.
Meer info over de publicatieverplichtingen kan op e-procurement bekomen worden bij de helpdesk van deze dienst : e.proc@publicprocurement.be. Meer info over de rapporteringsverplichtingen zal kunnen bekomen worden bij het federale aanspreekpunt: www.overheidsopdrachten.belgie.be.